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El riesgo de un cambio de ERP casi nunca está en el software nuevo. Está en la semana del arranque y en la calidad de los datos que se traen.
Migrar a un ERP nuevo se parece menos a instalar un programa y más a mudarse de casa: lo caro no es el camión, es decidir qué se lleva y qué se bota.
| Dato | Decisión habitual | Por qué |
|---|---|---|
| Clientes y proveedores | Migrar, depurando duplicados | Son la base de toda la operación comercial. |
| Productos y catálogo | Migrar, unificando unidades de medida | Un catálogo sucio arruina inventario, costos y reportes. |
| Plan de cuentas | Rediseñar, no copiar | Es la oportunidad de arreglar una estructura que creció por acumulación. |
| Saldos de apertura | Migrar a la fecha de corte | Es lo mínimo para que la contabilidad cierre. |
| Cartera por cobrar y pagar | Migrar documento por documento | Sin el detalle no se puede gestionar cobro ni conciliar pagos. |
| Inventario | Migrar con toma física, no con el saldo del sistema | Arrancar con un inventario incorrecto contamina todo el año. |
| Histórico transaccional | Normalmente no migrar | Se conserva el sistema anterior en consulta. Migrarlo cuesta mucho y se usa poco. |
La regla que más disgustos evita: los datos se limpian antes de migrar, no después. Y la limpieza la hace tu equipo, que es quien sabe cuál de los tres "Distribuidora del Valle" es el bueno.
Elegí el inicio de un periodo contable, con preferencia por el inicio del año fiscal. Dos semanas antes se congelan los cambios en catálogos del sistema viejo; la última semana se hace la toma física de inventario; el fin de semana previo se cargan los saldos definitivos. El lunes se factura en el sistema nuevo, y el sistema anterior queda accesible solo para consulta.
Ninguna prueba previa sustituye el primer cierre contable y el primer inventario en el sistema nuevo. Es ahí donde aparecen los casos raros: la nota de crédito de un documento del sistema anterior, el ajuste de inventario que nadie previó, el reporte fiscal que pide un dato que no se migró. Por eso el acompañamiento debe cubrir el primer cierre, no terminar el día del arranque.
El resto del método está en cómo implementamos Odoo, y si todavía estás evaluando plataformas, en Odoo vs. SAP Business One.
El inicio de un periodo contable, idealmente de año fiscal, porque simplifica los saldos de apertura y evita partir el año en dos sistemas. La segunda mejor opción es el inicio de un mes con poca carga operativa. Arrancar en temporada alta es la decisión que más proyectos ha complicado.
El paralelo completo suele ser una mala idea: duplica el trabajo del equipo justo en la semana más exigente y genera dos verdades. Lo que sí conviene es mantener el sistema anterior accesible en modo consulta durante varios meses.
Una conversación de 30 minutos basta para saber si Odoo, la automatización o una integración resuelven tu problema — y qué costaría hacerlo bien.